Looking for a specific programme?
Privacy Notice

Disclaimer / Penafian

This Privacy Notice is provided in both English and Bahasa Malaysia. In the event of any discrepancy or conflict in interpretation between the English and Bahasa Malaysia versions, the English version shall prevail.

Notis Privasi ini disediakan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan atau konflik dalam tafsiran antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Privacy Notice

Effective Date: 6th August 2025
Company: Malaysia HR Forum (HR Forum Malaysia Sdn. Bhd.)

 

Preamble

This Privacy Notice outlines the principles and procedures governing the collection, processing, and protection of personal data by Malaysia HR Forum. It is designed to comply with the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA) and the Personal Data Protection (Amendment) Act 2024. The Company is committed to ensuring transparency and safeguarding personal data in the context of its training and HR services.

 

Part 1: Interpretation

  1. Personal Data: Any information that identifies or can identify an individual.

  2. Sensitive Personal Data: Includes biometric data, health information, religious beliefs, political opinions, and criminal records.

  3. Data Controller: The party that determines the purpose and means of processing personal data.

  4. Data Controller: The party that determines the purpose and means of processing personal data.

 

Part 2: Categories of Personal Data Collected

  1. The Company may collect and process the following types of personal data:

    1. Identity data: Name, NRIC/passport number, date of birth.

    2. Contact data: Email, phone number, address.

    3. Employment and education history.

    4. Financial data: Bank account details, billing information.

    5. Biometric data: Facial recognition, fingerprints (if applicable).

    6. Technical data: IP address, browser type, device identifiers.

    7. Any other data voluntarily provided by the individual.

 

Part 3: Purpose of Processing

  1. Personal data is processed for the following purposes:

    1. To provide and manage HR, training, consultancy, and digital services.

    2. To communicate regarding services, updates, and support.

    3. To process payments and manage billing.

    4. To comply with legal and regulatory obligations.

    5. For marketing and promotional purposes (with explicit consent).

    6. For internal audits, data analytics, and service improvement.

 

Part 4: Source of Personal Data

  1. Personal data is collected from:

    1. Direct interactions (forms, emails, phone calls, website).

    2. Third-party sources (referrals, public directories, service providers).

    3. Automatically through cookies and tracking technologies.

 

Part 5: Disclosure of Personal Data

  1. Personal data may be disclosed to:

    1. Subsidiaries, affiliates, and business partners.

    2. Third-party service providers (IT, payment, logistics, marketing).

    3. Legal and regulatory authorities (where required).

    4. Overseas recipients with adequate data protection laws.

 

Part 6: Cross-Border Transfers

  1. Personal data may be transferred outside Malaysia only to countries that offer an adequate level of data protection or where appropriate contractual safeguards are in place.

 

Part 7: Data Subject Rights

  1. Under the PDPA, individuals have the right to:

    1. Access and correct personal data.

    2. Withdraw consent at any time.

    3. Request deletion of personal data.

    4. Object to processing for direct marketing or distress.

    5. Request data portability (subject to technical feasibility).

    6. To exercise these rights, contact the Data Protection Officer at dpo@malaysiahrforum.com.

  2. Upon receiving a valid request, Malaysia HR Forum will take the following actions within 30 business days:

    1. Delete contact data as requested by the data subject.

    2. Export personal data as requested, in a structured and accessible format.

 

Part 8: Security Measures

  1. The Company implements technical and organizational measures to protect personal data, including:

    1. Encryption and secure storage.

    2. Access controls and authentication.

    3. Regular security audits and staff training.

 

Part 9: Data Retention

  1. Personal data is retained only as long as necessary for the stated purposes or as required by law. Data will be securely deleted or anonymized when no longer needed.

 

Part 10: Data Breach Notification

  1. In the event of a data breach that may cause significant harm, the Company will notify.

    1. The Personal Data Protection Commissioner (within 72 hours).

    2. Affected individuals (as soon as practicable).

 

Part 11: Consequences of Not Providing Data

  1. Failure to provide required personal data may result in:

    1. Inability to deliver services.

    2. Inability to process requests or transactions.

    3. Non-compliance with legal obligations.

 

Part 12: Cookies and Tracking

  1. The Company’s website uses cookies and similar technologies to enhance user experience. Cookie preferences can be managed via browser settings.

 

Part 13: Appointment of Data Protection Officer (DPO)

  1. We have appointed a DPO to oversee our data protection compliance: Email: dpo@malaysiahrforum.com.

 

Part 14: Update to this Notice

  1. The Company may update this Privacy Notice periodically to reflect changes in law, technology, or practices. Updates will be posted on the website with the revised effective date.

 

Part 15: Contact Information

Malaysia HR Forum (HR Forum Malaysia Sdn. Bhd.)
Email: sophie@malaysiahrforum.com
Phone: +60 3-7932 2154
Website: https://malaysiahrforum.com

 

Notis Privasi

Tarikh Berkuat Kuasa: 6 Ogos 2025
Syarikat: Malaysia HR Forum (HR Forum Malaysia Sdn Bhd)

 

Pendahuluan

Dokumen ini merupakan Notis Privasi rasmi Malaysia HR Forum (HR Forum Malaysia Sdn. Bhd.) yang menetapkan prinsip dan prosedur berkenaan pengumpulan, pemprosesan, penggunaan, penyimpanan, dan pendedahan data peribadi individu. Notis ini disediakan selaras dengan keperluan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) dan Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024.

Malaysia HR Forum komited untuk memastikan pematuhan terhadap undang-undang perlindungan data serta menjamin ketelusan dalam pengurusan data peribadi yang diperoleh melalui penyampaian perkhidmatan latihan dan sumber manusia. Notis ini juga menerangkan bagaimana data peribadi anda dikendalikan oleh Malaysia HR Forum merentasi pelbagai sektor industri, termasuk proses pengumpulan, pemprosesan, penggunaan, penyimpanan dan pendedahan data tersebut bagi tujuan penyampaian perkhidmatan kami.

 

Bahagian 1: Tafsiran

  1. Data Peribadi: Sebarang maklumat yang mengenal pasti atau boleh mengenal pasti individu.

  2. Data Peribadi Sensitif: Termasuk data biometrik, maklumat kesihatan, kepercayaan agama, pandangan politik, dan rekod jenayah.

  3. Pengawal Data: Pihak yang menentukan tujuan dan cara pemprosesan data peribadi.

  4. Pemproses Data: Pihak ketiga yang memproses data peribadi bagi pihak Pengawal Data.

 

Bahagian 2: Kategori Data Peribadi yang Dikumpul

  1. Syarikat mungkin mengumpul dan memproses jenis data berikut:

    1. Data identiti: Nama, nombor NRIC/pasport, tarikh lahir.

    2. Data hubungan: Emel, nombor telefon, alamat.

    3. Sejarah pekerjaan dan pendidikan.

    4. Data kewangan: Maklumat akaun bank, maklumat bil.

    5. Data biometrik: Pengecaman wajah, cap jari (jika berkenaan).

    6. Data teknikal: Alamat IP, jenis pelayar, pengecam peranti.

    7. Data lain yang diberikan secara sukarela oleh individu.

 

Bahagian 3: Tujuan Pemprosesan

  1. Data peribadi diproses untuk tujuan berikut:

    1. Menyediakan dan mengurus perkhidmatan HR, latihan, perundingan, dan digital.

    2. Berkomunikasi mengenai perkhidmatan, kemas kini, dan sokongan.

    3. Memproses pembayaran dan pengurusan bil.

    4. Mematuhi kewajipan undang-undang dan peraturan.

    5. Untuk tujuan pemasaran dan promosi (dengan persetujuan jelas).

    6. Untuk audit dalaman, analitik data, dan penambahbaikan perkhidmatan.

 

Bahagian 4: Sumber Data Peribadi

  1. Data dikumpul daripada:

    1. Interaksi langsung (borang, emel, panggilan telefon, laman web).

    2. Sumber pihak ketiga (rujukan, direktori awam, penyedia perkhidmatan).

    3. Secara automatik melalui kuki dan teknologi penjejakan.

 

Bahagian 5: Pendedahan Data Peribadi

  1. Data mungkin didedahkan kepada:

    1. Anak syarikat, sekutu, dan rakan niaga.

    2. Penyedia perkhidmatan pihak ketiga (IT, pembayaran, logistik, pemasaran).

    3. Pihak berkuasa undang-undang dan peraturan (jika diperlukan).

    4. Penerima luar negara dengan undang-undang perlindungan data yang mencukupi.


Bahagian 6: Pemindahan Merentas Sempadan

  1. Data peribadi mungkin dipindahkan ke luar Malaysia hanya ke negara yang menawarkan tahap perlindungan data yang mencukupi atau di mana terdapat perlindungan kontrak yang sesuai.

 

Bahagian 7: Hak Subjek Data

  1. Di bawah PDPA, individu mempunyai hak untuk:

    1. Mengakses dan membetulkan data peribadi.

    2. Menarik balik persetujuan pada bila-bila masa.

    3. Meminta pemadaman data peribadi.

    4. Membantah pemprosesan untuk pemasaran langsung atau tekanan.

    5. Meminta pemindahan data (tertakluk kepada kebolehlaksanaan teknikal).

    6. Untuk melaksanakan hak ini, hubungi Pegawai Perlindungan Data di: dpo@malaysiahrforum.com.

  2. Setelah menerima permintaan yang sah, Malaysia HR Forum akan mengambil tindakan berikut dalam tempoh 30 hari bekerja:

    1. Memadam data hubungan seperti yang diminta oleh subjek data.

    2. Mengeksport data peribadi seperti yang diminta, dalam format yang tersusun dan mudah diakses.

 

Bahagian 8: Langkah Keselamatan

  1. Syarikat melaksanakan langkah teknikal dan organisasi untuk melindungi data peribadi, termasuk:

    1. Penyulitan dan penyimpanan selamat.

    2. Kawalan akses dan pengesahan.

    3. Audit keselamatan berkala dan latihan kakitangan.

 

Bahagian 9: Penyimpanan Data

  1. Data peribadi disimpan hanya selama mana yang diperlukan untuk tujuan yang dinyatakan atau seperti yang dikehendaki oleh undang-undang. Data akan dipadam atau dianonimkan dengan selamat apabila tidak lagi diperlukan.

 

Bahagian 10: Pemberitahuan Pelanggaran Data

  1. Sekiranya berlaku pelanggaran data yang boleh menyebabkan kemudaratan besar, Syarikat akan memaklumkan:

    1. Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (dalam masa 72 jam).

    2. Individu yang terjejas (secepat mungkin).

 

Bahagian 11: Akibat Tidak Memberikan Data

  1. Kegagalan untuk memberikan data peribadi yang diperlukan boleh menyebabkan:

    1. Ketidakupayaan untuk menyampaikan perkhidmatan.

    2. Ketidakupayaan untuk memproses permintaan atau transaksi.

    3. Ketidakpatuhan terhadap kewajipan undang-undang.

 

Bahagian 12: ‘Cookies’ dan Penjejakan

  1. Laman web Syarikat menggunakan kuki dan teknologi serupa untuk meningkatkan pengalaman pengguna. Pilihan kuki boleh diurus melalui tetapan pelayar.

 

Bahagian 13: Pelantikan Pegawai Perlindungan Data (DPO)

  1. Kami telah melantik DPO untuk mengawasi pematuhan perlindungan data kami: Emel: dpo@malaysiahrforum.com.

 

Bahagian 14: Kemas Kini Notis

  1. Syarikat mungkin mengemas kini Notis Privasi ini dari semasa ke semasa untuk mencerminkan perubahan dalam undang-undang, teknologi, atau amalan. Kemas kini akan dipaparkan di laman web dengan tarikh berkuat kuasa yang dikemas kini.

 

Bahagian 15: Maklumat Perhubungan

Malaysia HR Forum (HR Forum Malaysia Sdn. Bhd.)
Emel: sophie@malaysiahrforum.com
Telefon: +60 3-7932 2154
Laman Web: https://malaysiahrforum.com

 

Facebook-f Facebook X-twitter Instagram Youtube Linkedin Tiktok Telegram
Let's chat Call us Leave us a message